Esistono diverse modalità per rappresentare le attività da svolgere durante un progetto, a seconda del pubblico a cui ci si rivolge. Il più noto è sicuramente il Diagramma di Gantt, utilizzato per pianificare un insieme di attività all’interno di un periodo considerato.
Questo strumento fondamentale per il Project Management deve il suo nome a Henry Lawrence Gantt, che lo ideò nel 1917. Il suo lavoro, insieme a quello di Taylor ed a quello di altri grandi pensatori, ha contribuito a rendere la gestione dei progetti una disciplina, poi rivelatasi fondamentale all’interno di qualsiasi azienda.
Il punto di forza di questa rappresentazione grafica è che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato tutte le attività da svolgere congiuntamente nell’arco di tempo interessato.
Procedura per la realizzazione
La procedura di realizzazione del diagramma di Gantt può essere schematizzata in quattro fasi.1. Analizzare la Work Breakdown Structure

2. Stabilire la durata di ciascuna attività ed associare le risorse che la realizzano

3. Stabilire la sequenza tra un’attività e l’altra

- Il costo associato a ciascuna attività
- vincoli di precedenza tra un’attività e l’altra
- se si lavora a tempo pieno o part-time
4. Realizzare il diagramma

Monitoraggio e revisione dell’andamento del progetto
A partire dalle fasi del Project Management, si intuisce che il Diagramma di Gantt deve essere continuamente analizzato e revisionato. I moderni software utilizzati nel campo del Project Management permettono infatti di inserire lo stato di avanzamento dei lavori indicando la percentuale precisa della parte già svolta in modo da visualizzare in modo immediato il carico di lavoro rimanente per terminare l’attività considerata. Durante la fase di realizzazione del Diagramma di Gantt è possibile inoltre evidenziare dei “traguardi intermedi” durante lo svolgimento del progetto, che prendono il nome di “Milestones“. Questi vengono indicati soprattutto nel caso di progetti molto complessi e lunghi, poichè permettono di verificare l’andamento e se si stanno rispettando le scadenze.