Come abbiamo visto nelle precedenti lezioni, il Project Management ha un ruolo strategico in qualsiasi tipologia di azienda. Il successo e l’attitudine a rinnovarsi di un’impresa sono infatti sempre più connessi alla sua capacità di gestire progetti, sia in fase di sviluppo di nuovi prodotti/servizi ma anche di miglioramento dei processi aziendali interni.
Riuscire a portare a termine gli obiettivi nelle modalità ed i tempi prefissati è quindi un obiettivo fondamentale per qualsiasi genere di impresa. Per questo il PMI (Project Management Institute), che rappresenta la più grande associazione professionale di Project Management, ha definito le cinque fasi da seguire per una corretta gestione di un progetto.
Prima fase: avvio del progetto
Questa prima fase di avvio del progetto è probabilmente la più delicata dell’interno processo. Vengono infatti stabiliti gli obiettivi del progetto, individuate le risorse a disposizione ed identificati i ruoli.
In generale le attività fondamentali da svolgere sono:
- stabilire la motivazione che ha portato ad avviare il progetto (studio di fattibilità)
- fare una valutazione economica degli effetti del progetto (analisi costi/benefici)
- definire lo scopo del progetto (definizione degli obiettivi)
Seconda fase: pianificazione
Dopo la fase di avvio del progetto, si passa alla fase di pianificazione. Molto spesso la fretta o la voglia di passare direttamente alla fase di realizzazione, porta a sottovalutare questa fase ed a non dedicarci il tempo necessario. E’ invece una fase cruciale per l’intero processo, che può determinare la riuscita o l’insuccesso di un progetto.
In particolare si svolgono moltissime attività come definire un piano di costi dettagliato, organizzare le risorse coinvolte, definire un’attenta strategia per affrontare i rischi legati ad un progetto e gestione degli stakeholder. E’ durante questa fase che vengono redatti alcuni documenti fondamentali. Il Diagramma di Gantt, la Work Breakdown Structure sono solo alcuni tra gli strumenti utilizzati dai Project Manager durante questa fase.
L’output di questa fase è il piano di progetto (project plan), documentazione che viene poi sottoposta a tutti gli stakeholder per l’approvazione finale.
Terza fase: esecuzione
L’ esecuzione e il controllo vengono solitamente considerate come un’unica fase del ciclo di vita del progetto dal momento che vengono svolte in contemporanea, anche se in realtà sono due processi ben distinti. Infatti, l’esecuzione è la fase relativa alla realizzazione delle attività pianificate, mentre il controllo permette di verificare che l’esecuzione sia in linea con la pianificazione.
L’obiettivo fondamentale per il Project Manager nella fase di esecuzione è quello di mantenere il progetto nei piani prefissati, intervenendo in caso di bisogno. Ed è proprio questo il momento nel quale il responsabile del progetto dovrà dimostrare le sue innumerevoli abilità, come la capacità di gestione del team, di controllo operativo delle attività e di gestione dei clienti.
La fase di esecuzione del progetto termina con il raggiungimento degli obiettivi definiti durante la pianificazione iniziale e la consegna dell’output finale.
Quarta fase: monitoraggio e revisione
Il monitoraggio del lavoro è un’attività fondamentale che permette di valutare l’andamento del progetto rispetto agli obiettivi prefissati. Lo scopo di questa fase è infatti evidenziare eventuali scostamenti dal piano originale ed in caso intervenire quando si riveli necessario.
Questo processo continuo di analisi e raccolta dati non avviene quindi come fase indipendente, ma durante tutta l’ esecuzione del progetto, permettendo al Project Manager di porre eventuali azioni correttive qual’ora si verifichino imprevisti o deviazioni dal quanto prefissato in precedenza.
Quinta fase: conclusione del progetto
L’ultima delle fasi del Project Management è la chiusura. Questa fase corrisponde con la consegna dell’output finale con la relativa accettazione da parte del cliente/sponsor.
Spesso si tende a dare poca importanza a questa fase, che invece riveste un ruolo fonandamentale nel ciclo di vita di un progetto.
La chiusura del progetto è infatti il momento in cui bisogna documentare tutti i problemi, gli inconvenienti e le eventuli modifiche che il progetto ha dovuto affrontare. Tutte le “lesson learned” che devono essere utilizzate dal Project Manager e dall’azienda per migliorare processi e tecniche utilizzate.
Testo a cura di Cinzia Giachelle
Grafica a cura di Matilde Dalla Pasqua